So reduzieren Sie No-Shows in Ihrem Restaurant

No-Shows im Restaurant nicht persönlich zu nehmen, ist einfacher gesagt als getan – besonders wenn Ihnen damit wertvolle Einnahmen verloren gehen. Bisher ist das perfekte Mittel gegen No-Shows noch nicht gefunden, aber die folgenden Strategien können zumindest helfen, No-Shows zu reduzieren. Nicht jede Strategie eignet sich für alle Restaurants, aber schauen Sie einfach selbst, welche Tipps sich in Ihrem Restaurant anwenden lassen. 

 

Verlangen Sie eine Anzahlung

Nach einer geleisteten Anzahlung überlegen Gäste es sich doppelt, ob sie die Buchung in Ihrem Restaurant verfallen lassen. Selbst kleine Anzahlungen können bereits dazu führen, dass Gäste sich verlässlich zum gebuchten Datum und zur richtigen Uhrzeit bei Ihnen einfinden.

Am besten setzen Sie die Anzahlungen strategisch ein. Besonders für große Gruppengrößen und zu stark nachgefragten Zeiten wie an Feiertagen bieten sich Anzahlungen an. 

Überlegen Sie, welche Anzahlungsbedingungen am besten zu Ihnen passen und entscheiden Sie sich für tendenziell niedrige Beträge bis 25€ . Legen Sie dazu passende Stornierungsbedingungen fest. Zum Beispiel bietet sich bei Stornierungen mehr als 24 bis 48 Stunden im Voraus eine volle Rückerstattung an – das ist für Sie und für Ihre Gäste fair.

 

Bestätigen Sie Reservierungen via SMS und E-Mail

Erinnern Sie Ihre Gäste an ihre Reservierung. Rufen Sie an, senden Sie eine SMS oder schreiben Sie eine E-Mail. Wenn Sie dabei Ihren Gästen die Möglichkeit lassen, ihre Reservierung zu stornieren, verhindern Sie effektiv No-Shows im Restaurant (oder Sie verlassen sich auf den praktischen Service von OpenTable – wir senden automatisch SMS und E-Mails als Erinnerung).

Mit einer solchen Erinnerung rufen Sie Ihren Gästen gleichzeitig Ihre Buchungsrichtlinien in Erinnerung und beantworten die Frage, wie weit im Voraus eine Reservierung storniert werden kann. Erinnern Sie Ihre Gäste daran, wie lange Sie den reservierten Tisch freihalten, damit es keine Missverständnisse bei verspäteter Ankunft gibt.

Zudem können Sie mit Ihren Gästen via Direktnachrichten in Kontakt treten und die Reservierungsdetails im Voraus individuell bestätigen. Somit werden Gäste an ihre bevorstehende Reservierung erinnert und können Ihnen eventuelle Änderungswünsche zukommen lassen. Das gibt Ihnen wiederum die Möglichkeit, sich perfekt vorzubereiten.

 

Bieten Sie Experiences mit Vorauszahlung an

Wenn Sie eine besondere Veranstaltung für Ihre Gäste planen, macht eine Vorauszahlung einfach Sinn. Schließlich bieten Sie ein echtes Unterhaltungsprogramm. Nutzen Sie Experiences, um ein ausgefallenes Degustationsmenü für besondere Anlässe oder bestimmte Abende zu kreieren. Wenn Gäste eine Experience mit Vorauszahlung buchen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie tatsächlich erscheinen.

Dazu verlieren Sie auf diese Weise selbst beim Nichterscheinen der Gäste kein Geld. Erweitern Sie Ihr Angebot um eine oder mehrere Experiences, sorgen Sie für sicheren Cashflow, reduzieren Sie effektiv No-Shows und verwöhnen Sie Ihre Gäste mit einzigartigen Erlebnissen in Ihrem Restaurant.

 

Erstellen Sie einen Backup-Plan

Für den Fall, dass Gäste nicht erscheinen oder kurzfristig stornieren, brauchen Sie einen Backup-Plan. Mit einer Warteliste haben Sie unvermeidlichen No-Shows gegenüber schon etwas in der Hand. So können Sie wartende Gäste, die es kaum erwarten können, in Ihrem Restaurant zu essen, schnell über freie Tische benachrichtigen und freie Tische belegen.

Stellen Sie Ihre Warteliste online, um diese Strategie noch effektiver zu machen. Möglicherweise suchen viel mehr potenzielle Gäste auf OpenTable nach einem freien Tisch als zufällige Laufkundschaft. Steht Ihr Warteliste online, können sich interessierte Gäste komfortabel per Klick eintragen. Einen Bonuseffekt erzielen Sie, wenn Sie kurzfristig freigewordene Tische etwa auf Social Media anpreisen.

Wartelisten sind für Gäste besonders attraktiv, weil sie dann flexibel entscheiden können, wo sie die Wartezeit verbringen möchten. Sie können zum Beispiel etwas trinken oder spazieren gehen in dem Wissen, dass sie benachrichtigt werden, wenn ihr Tisch bereit steht.

Nutzen Sie auch hervorgehobene Suchergebnisse, um gegen No-Shows vorzugehen. Wenden Sie sich gezielt an Gäste, die gern kurzfristig buchen, um freigewordene Tische und Verfügbarkeiten zu füllen. Setzen Sie weiter auf Marketingkampagnen, die sich ganz gezielt an kurzfristige Bucher richten.

 

Setzen Sie auf Tools zum Reservierungsmanagement

Das Management von Reservierungen kann kompliziert und zeitaufwändig sein. Mit einem entsprechenden Tool für das Reservierungsmanagement sparen Sie sich viel Stress und können sich besser auf den Betrieb des Restaurants konzentrieren. Ein großer Vorteil von Reservierungsmanagement-Software ist, dass Sie gezielt Gäste anziehen können, von denen Stornierungen oder No-Shows unwahrscheinlich sind. Wenn Sie OpenTable verwenden, aktualisieren Sie den Status von Stornierungen und No-Shows. Diese werden Ihnen nicht in Rechnung gestellt. Bei Stornierung erhalten Gäste eine E-Mail, in der ihnen angeboten wird, ihre Reservierung zu verschieben. Und bei No-Shows werden sie freundlich daran erinnert, ihre Reservierung beim nächsten Mal offiziell zu stornieren.

Ein weiterer Vorteil: Über das Online-Reservierungsmanagement wird Ihr Restaurant potenziellen Gästen angezeigt. Besonders neue Restaurants profitieren davon, bei entsprechenden Suchanfragen zu Spitzenzeiten zu erscheinen und Gäste auf sich aufmerksam zu machen. Viele Plattformen, darunter auch OpenTable, bieten eine „Verfügbarkeitsbenachrichtigung“, um Gäste auf kurzfristig freigewordene Tische in einem präferierten Restaurant hinzuweisen. So finden Sie schnell und einfach Ersatz bei kurzfristigen Stornierungen.

 

Behalten Sie bei wiederholten No-Shows den Überblick

Gästedaten sind gute Anhaltspunkte um Voraussagen treffen zu können, was auch auf eventuelle No-Shows zutrifft. Die Daten zeigen, welche Gäste wie oft ihre Reservierungen nicht wahrgenommen haben – daraus lassen sich entsprechende Schlüsse ziehen. Sie möchten diese Gäste vermutlich trotzdem weiterhin bei sich begrüßen. Dennoch kann es von Vorteil sein, sich auf einen eventuellen No-Show einzustellen. Zum Beispiel können Sie einen zusätzlichen Tisch für zwei spontane Gäste bereithalten, wenn die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass eine bestimmte Reservierung nicht wahrgenommen wird.

OpenTable speichert Gästedaten und zieht bei wiederholten No-Shows die entsprechenden Konsequenzen. Bei vier No-Shows in zwölf aufeinanderfolgenden Monaten wird das Konto des Gastes deaktiviert.

 

Erwägen Sie absichtliche Überbuchung

Diese Strategie ist etwas riskant und will gut überlegt sein. Doch am Ende des Tages ist es womöglich das kleinere Problem, ein paar Gäste zu viel zu begrüßen, als zu wenig Reservierungen zu haben. Wenden Sie diesen Tipp dennoch vorsichtig und wohldosiert an. 

Um die Wahrscheinlichkeit von No-Shows zu berechnen, werfen Sie einen Blick auf die Zahlen. Schauen Sie nach roten Fäden bei Gruppengrößen und Reservierungszeiten und planen Sie dann ein paar zusätzliche Reservierungen in den entsprechenden Zeiträumen ein. Halten Sie außerdem einen Plan B bereit, da Gäste mit einer festen Reservierung verständlicherweise nur sehr ungern auf ihren Tisch warten. In solchen Situationen kann jedoch oft schon eine aufrichtige Entschuldigung und ein kostenloser Snack die Wogen glätten.

 

Informieren Sie Gäste über die Folgen von No-Shows für Ihr Restaurant

Gäste, die ihre Reservierung verfallen lassen, können bei Gastronomen oft nicht den besten Eindruck hinterlassen. Tatsächlich haben diese Gäste wahrscheinlich keine bösen Absichten und wissen lediglich nicht, was No-Shows für Restaurants, die sie gerne besuchen, bedeuten.

Das Bewusstsein für dieses Problem kann viel bewirken. Wenn Sie einen Blog auf Ihrer Website pflegen oder regelmäßig einen Newsletter versenden, führen Sie hier kurz aus, wie sich No-Shows auf Ihr Restaurant auswirken. Entsprechende Posts in sozialen Netzwerken haben denselben Effekt. Außerdem können Sie Gästen, die nicht erscheinen, immer auch eine persönliche E-Mail senden, in der Sie daran erinnern, dass ein No-Show immer Konsequenzen für echte Menschen und ein lokales, kleines Unternehmen mit sich bringt.

 

Schluss mit den No-Shows

Diese Strategien haben schon für andere Restaurants funktioniert und helfen hoffentlich auch Ihnen. Lassen Sie sich von unseren Tipps inspirieren und gehen Sie damit eines der dringlichsten Probleme unserer Branche an. No-Shows werden sich nie ganz vermeiden lassen, doch mit den richtigen Strategien lassen sie sich effektiv begrenzen.

 

Erfahren Sie mehr über das Bewerben von einzigartigen Experiences auf OpenTable

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